Dans cette ressource, vous trouverez des questions pour guider votre réunion de planification afin que vous puissiez recueillir les informations nécessaires sur les élèves et établir des relations collaboratives et respectueuses avec tous les professionnels de la classe. Ces directives sont idéales pour une réunion de 45 à 90 minutes, avec des conseils à la fin pour des réunions plus courtes ou moins de temps de préparation.

Préparation de la réunion de planification

La préparation de votre réunion de planification avec les recommandations suivantes peut vous aider à réussir.

Qui inviter à la réunion

Ideally, all adults who will be in the room during the residency should participate in the planning meeting. Invite all the adults to attend, and then plan for ways to document your conversation in case anyone is missing. Depending on where you work, this may be a job for an administrator from your organization, in which case you should request that they invite the following people:

• Professionnels de la classe—General Education Teacher (Gen Ed), Special Education Teacher (Special Ed), Paraprofessionnels (Paras);
• Fournisseurs de services associés (RSPs)—Speech Therapists, Occupational Therapists (OT), Physical Therapists (PT);
• Administrators (Admin) – Principals, Assistant Principals, Arts Organization Administrators;
• Teaching Artists (TAs).

Ressources supplémentaires à consulter avant votre réunion

• Préparation de la réunion de planification par rôle décompose certaines des questions que chaque personne peut vouloir poser/répondre en fonction de son rôle.
• C'est aussi une bonne idée d'incorporer pratiques intersectionnelles dès le début de votre processus de planification.
• Créer un Ordre du jour de la réunion de planification. Si vous prévoyez une résidence à distance, utilisez le Apprentissage à distance : Ordre du jour de la réunion de planification.

Documents que nous vous suggérons d'apporter

• Sign-in Sheet: Demandez à tout le monde de se connecter à la réunion et d'ajouter leurs e-mails ou numéros de téléphone, afin de pouvoir leur envoyer les plans de cours, les alerter des rôles que vous leur demandez d'assumer pendant le cours, etc.
• “Do Now” Class/Student Information: Si vous pensez que les enseignants peuvent arriver ou partir plus tôt, fournissez un Do Now—Arts Residency Profile Form avec certaines des questions ci-dessous sur leur classe et les étudiants individuels. Cela signifie également que vous pouvez les regarder dans les yeux pendant la réunion et vraiment écouter lorsqu'ils partagent des informations, plutôt que de griffonner des notes.

Agenda: Bring an ordre du jour avec toutes les questions importantes, les informations à partager et les demandes, telles que demander aux RSP de pousser plutôt que de se retirer et d'inviter les professionnels de la classe à participer aux leçons.

Guide de planification des réunions

Les lignes directrices ci-dessous ont été élaborées pour établir des relations respectueuses et collaboratives entre tous les adultes présents dans la salle et pour obtenir autant d'informations que possible sur les élèves, basées sur les forces.

Comment utiliser ces directives

Les questions et les points importants de l'ordre du jour ci-dessous ont généralement été rédigés comme vous, les AT, pourriez les dire lors de la réunion. Le texte en italique ajoute un contexte et des rappels supplémentaires. Il y a beaucoup de questions incluses. Soyez sélectif avec ceux qui s'appliquent à votre scénario spécifique et ceux qui sont pertinents pour le moment. Il est important de commencer votre relation avec les professionnels de la classe dans le respect et la collaboration.

Tips:

• The agenda guidelines laid out below are created for an ideal scenario where you have all teachers for a longer meeting (45 to 90 minutes). It may, however, be challenging to get all of the Classroom Professionals together at the same time, or your meeting may be much shorter. If either of these scenarios arises, you can use: Tips for Less-Ideal Meeting Scenarios.
• Pour certaines écoles/enseignants, vous voudrez peut-être faire une liste pré-écrite d'attentes et/ou un contrat pour les professionnels de la classe et les assistants à l'enseignement, ou inclure certaines de vos attentes dans l'agenda que vous partagez.
• You may teach many different classes in one school at the same time. The following questions may need to be asked for all classes, and you should plan accordingly for each class and to address different needs and learning styles for different students in all of their classes.
• Version vierge d'un ordre du jour d'une réunion de planification.

Présentations

Each Classroom Professional Shares

• Name and pronouns.
• Your role (e.g., Para, Gen Ed Teacher, Special Ed Teacher, RSP, etc.).
• One thing you love about this group of students.
• One thing you’re interested in about the art form, or a favorite piece of art.

TA Shares

• Name and pronouns.
• Your artistic discipline and/or TA experience.
• If applicable and you are comfortable, share your personal connection to and experience working with this community/population.

Admin Shares

• Name and pronouns.
• Your role.
• One thing you’re interested in about the art form, or a favorite piece of art.
• If applicable, your experience.

Ceux qui ne sont pas présents : Ask the Classroom Professionals if there are additional adults (Paras/RSPs etc.) who might be in the room at any point during the residency who are not in the meeting. If so, ask: “What’s the best way to document the conversation for them?”

Objectifs de résidence

What Will We Be Doing Together?

• Les artistes enseignants ou l'administrateur de l'organisation artistique relaient les objectifs organisationnels et la structure de la résidence.
• Demandez aux professionnels de la classe :
  • Quels objectifs avez-vous pour cette résidence ?
    • Voir Co-Generated Goals With Classroom Professionals pour un soutien supplémentaire sur la façon d'inciter ou de parler des objectifs de résidence.
  • What unit of study is this class currently working on?
• Demandez aux administrateurs de l'école :
  • Quels objectifs/espoirs/rêves avez-vous pour les étudiants participant à la résidence?
• Demandez aux RSP :
  • Y a-t-il des objectifs spécifiques sur lesquels vous travaillez avec les étudiants que je peux intégrer ? Les exemples incluent le franchissement de la ligne médiane, l'utilisation de phrases complètes, la mémorisation de texte, etc.

Expectations and Roles to Share With Classroom Professionals:

Participation des étudiants et des adultes

• Nous aimerions que tous les adultes présents dans la salle participent activement à notre travail. Comment vous sentez-vous le plus à l'aise de participer, et vous sentiriez-vous à l'aise de modéliser certaines de nos activités, avec des instructions claires ?
  • Compte tenu de l'activité des professionnels de la classe, il peut être judicieux de partager quelques exemples spécifiques de la façon dont ils peuvent participer à une leçon. Découvrez les rôles potentiels de Classroom Professional dans Engager les adultes dans la pièce.
• Avez-vous un rôle existant dans la classe dont nous devrions être conscients ? Cette question peut être particulièrement pertinente pour Paraprofessionnels.
• Please encourage all students to participate during the program time, and try to limit removing students from class during the program as much as possible. RER sont invités à pousser.
• What can the Teachers expect of the Teaching Artists (e.g., we will arrive 10 minutes early; we will send you our residency outline on this date, etc.)?

Gestion de la classe et du comportement

• Y a-t-il des valeurs ou des caractéristiques majeures du style d'enseignement/de leadership de chaque partie qui devraient être partagées ?
• Avez-vous gestion de classe des outils que vous utilisez déjà en classe et que nous pouvons adopter ? Quelles règles de classe devrions-nous connaître?
• Sachez que les salles de classe d'arts peuvent avoir une apparence et un son différents d'une salle de classe académique. Restons en conversation si vous avez des commentaires sur le niveau de bruit ou d'énergie/activité.
• Teaching Artists may need Classroom Professionals to help in classroom management, but we also invite some flexibility to allow for an arts-rich and creative environment. It’s okay to participate and not focus only on disciplinary elements.
• Est-il possible d'établir un système de signalement entre les professionnels de la classe et les artistes enseignants dans la salle pour gérer ou intervenir dans des situations d'escalade ?
  • Nonverbal cues and signals can be used to communicate a need, respond to questions, emphasize actions, and direct attention. GIVE Guide Resource: NonVerbal Cues & Signals.

la communication

• Comment aimez-vous communiquer ? Texte? E-mail? Des réunions en personne ?
• Comment est-il préférable pour les professionnels de la classe de partager leurs commentaires sur le parcours/programme d'enseignement des artistes enseignants ?
• Les professionnels de la classe aimeraient-ils lire les plans de cours à l'avance ? Auriez-vous le temps de le faire ?

Retour d'information

• Nous vous demandons de nous faire part de toutes vos questions/soucis et réussites spécifiques que vous remarquez dans les ateliers. Nous voulons votre avis ! Si vous avez des idées ou pensez que certaines activités engagent vos élèves mieux que d'autres, faites-le nous savoir !
• Nous voulons partager la responsabilité du succès de la résidence, nous solliciterons donc vos commentaires tout au long de notre temps ensemble. Cela peut inclure des questions telles que :
  • Qu'est-ce que je fais/faisons-nous en classe qui aide votre enseignement ?
  • Qu'est-ce que je fais/faisons en classe qui ne soutient pas votre enseignement ?
  • Que pourrions-nous faire différemment pour améliorer la capacité de vos élèves à s'engager dans ce nouveau processus d'apprentissage ?
  • Nous vous demandons de communiquer avec nous au sujet de la logistique. Veuillez nous informer immédiatement de tout problème de planification et de toute autre préoccupation que vous pourriez avoir.
• Is there anything that you are worried about in relation to this residency or any outside pressures or challenges you want us to know about (e.g., testing, evaluations, requirements from school administration, etc.)?

Logistique

Informations sur la classe

• Whole Class Questions
  • Demandez aux professionnels de la classe :
    • Quels sont les points forts de vos élèves dans l'ensemble?
    • Quels intérêts ont-ils ?
    • Qu'est-ce qu'ils aiment faire ?
      • L'établissement d'objectifs peut et doit également être fait avec les étudiants au début d'une résidence. Voir le Co-Generated Goals With Students ressource pour en savoir plus sur la façon dont vous pouvez structurer cela avec les étudiants.
    • How do your students collaborate with one another? Do you group students in a particular way to encourage collaboration?
• Individual Student Questions
  • Demandez aux professionnels de la classe :
    • Combien d'étudiants avec des programmes d'enseignement individualisé (IEP) sont dans votre chambre ?
    • Quels sont les points forts de ces élèves ?
    • Quels soutiens ou aménagements devrions-nous fournir à ces étudiants? Quels objectifs spécifiques du PEI pouvons-nous soutenir ?
    • Quelles sont les stratégies pour garantir que tous les étudiants de votre classe se sentent inclus et habilités à participer pleinement à notre résidence ?
    • Y a-t-il des besoins spécifiques des élèves dont nous devrions être conscients lors de la planification des cours ? Les exemples incluent les sensibilités tactiles ou sensorielles, les retards de traitement, les compétences sociales/émotionnelles en développement, etc.
    • Des élèves ont-ils des appareils vocaux ou d'autres supports techniques ?
      • Si oui, comment proposez-vous d'incorporer l'appareil ? À qui puis-je parler de l'ajout d'une langue appropriée pour notre résidence ?
  • Demandez aux RSP :
    • Que pouvons-nous faire pour soutenir tous les étudiants qui participent pleinement à la résidence et qui poussent plutôt que de se retirer pendant nos sessions ?
    • Y a-t-il quelque chose en particulier que vous devez savoir de moi/nous lorsque vous entrez ?
    • Si vous devez retirer un étudiant parce qu'il a une session avec deux ou trois étudiants de classes différentes, serait-il possible de faire venir des étudiants d'une classe différente, pour faciliter l'entrée plutôt que la sortie ?

Espace

• Y a-t-il des matériaux ou des fournitures que nous pouvons utiliser dans l'espace ?
• What will TAs need from Classroom Professionals to prep the space (e.g., move tables, have students sitting in a half circle, etc.)?
• Pouvons-nous déplacer vos meubles ?
• Combien de bruit pouvons-nous faire dans cette pièce ?
• Y a-t-il un espace pour que les aides-enseignants puissent stocker les fournitures dont ils ont besoin pendant la durée de la résidence/du programme ?

Calendrier

TAs and school staff should establish the weekly schedule during this meeting and note any changes to this schedule. TAs and Classroom Professionals should also schedule a weekly check-in and planning session, with the understanding that this might shift and/or be done by email at times based on Classroom Professionals’ schedules and responsibilities.

• Quand sont les jours de test et les jours de conférence ? Les assistants à l'enseignement pourront-ils toujours enseigner ces jours-là ou devront-ils changer de programme ?
• Are there alternative weekdays that might serve as makeup days?
• Quel est le dernier jour prévu du programme ? Quel est le jour prévu du point culminant ?

Projets/Performances culminants

• Quelles sont les attentes de l'école pour le projet final/le partage final ? S'agira-t-il d'une production ou d'un produit pleinement réalisé, ou d'une démonstration moins formelle de l'apprentissage ?
• Où le partage aura-t-il lieu ? S'agira-t-il d'un petit partage en classe réservé aux étudiants participants ? Sera-ce une performance dans l'auditorium à laquelle les parents et les membres de la communauté sont invités?
• Le partage aura-t-il lieu pendant le temps de classe régulier, ou s'agira-t-il d'un événement spécial l'après-midi ou le soir pour mieux s'adapter aux horaires des familles ?

Logistique du bâtiment

• Les AT devront-ils se connecter avec une pièce d'identité tous les jours à la réception et au bureau principal ?
• Y a-t-il un détecteur de métaux par lequel les AE devront passer chaque fois qu'ils visitent l'école ?
• Y a-t-il un salon des enseignants ou un autre espace où les assistants enseignant(e)s peuvent faire une pause, déjeuner, etc. ?
• Y a-t-il une clé requise pour les toilettes? Où les TA peuvent-ils obtenir la clé ?
• Est-il possible pour les enseignants d'informer les TA des exercices d'incendie et/ou de verrouillage précédemment planifiés, afin que les TA puissent planifier d'ajuster leurs cours en conséquence ?

Fermeture

Prenez le temps d'établir des relations avec tous les professionnels de la classe. Ces relations seront le fondement de votre partenariat. Prenez le temps d'avoir un moment pour autre chose que de la logistique, écoutez attentivement ce qu'ils partagent et intégrez les commentaires.

• Échangez toutes les informations de contact nécessaires sur la feuille de connexion et confirmez comment les notes de la session seront partagées.
• Remerciez tout le monde pour leur temps et pour avoir apporté les arts à leurs élèves.

Tips for Less Than Ideal Planning Meeting Scenarios

Be Selective With Your Questions

• Vous voudrez peut-être savoir quelles questions vous avoir besoin poser par rapport aux questions que vous vouloir to ask, so you can revise your plan on the go.

Communiquez à l'avance

• Essayez d'envoyer aux enseignants de la classe et/ou aux administrateurs de l'école l'ordre du jour avec des questions potentielles et des points de discussion pour leur donner le temps de se préparer pour la réunion, ou partagez des informations par e-mail s'ils ne peuvent pas y assister.

Utiliser un formulaire de profil de classe ou d'autres documents

• Si vous ne pouvez pas planifier une réunion de planification complète, ou si la réunion est écourtée, vous trouverez peut-être utile d'utiliser cette Exemple de formulaire de profil de classe.
• You can add questions you think you might not get to in the Class Profile Form or other handouts, for Classroom Professionals to fill out as they enter or to complete later if they have to leave early.
• Modify the form to include any specific questions you would like to have Classroom Professionals answer. Just keep in mind that they may only have time to answer a few.
• A form could be sent to the Classroom Professionals ahead of time to fill out, or can be filled out at the beginning of the abbreviated meeting as you wait for all team members to join. Having this information written out before talking about it may allow for more conversation, instead of note-taking, in the meeting.
• Put important information, like the schedule and residency goals, on the agenda so that if you don’t have time to review it, the Classroom Professionals will still have access to it.

Observations en classe

• Vous pourrez peut-être demander une observation en classe en plus ou à la place d'une réunion de planification. Cela peut être une excellente occasion d'en apprendre davantage sur la classe et les étudiants. Voici quelques questions à garder à l’esprit et à noter lors d’une observation en classe : Exemples de questions sur l'observation en classe.

Prendre des notes détaillées

• It is important to make sure someone in the meeting is taking notes that can be shared afterward with everyone, whether they could attend or not.
• A video/audio recording of the meeting could be helpful if all parties agree to be recorded, and if there are no school, TA organization, or teachers’ union guidelines advising against this. If the meeting takes place virtually, it will be easy to record and share.

Suivi après la réunion

• Share the notes on important details and any additional questions with everyone on the team after the meeting, especially if anyone left early, came late, or wasn’t able to attend.