اس وسیلے میں، آپ کو اپنی پلاننگ میٹنگ کی رہنمائی کے لیے سوالات ملیں گے تاکہ آپ طلبہ کے بارے میں ضروری معلومات اکٹھا کر سکیں اور کلاس روم کے تمام پیشہ ور افراد کے ساتھ باہمی تعاون اور احترام پر مبنی تعلقات استوار کر سکیں۔ یہ رہنما خطوط 45 سے 90 منٹ کی میٹنگ کے لیے مثالی ہیں، جس کے اختتام پر مختصر میٹنگز یا کم تیاری کے وقت کے لیے تجاویز ہیں۔

پلاننگ میٹنگ کی تیاری

مندرجہ ذیل سفارشات کے ساتھ اپنی منصوبہ بندی کی میٹنگ کی تیاری آپ کو کامیابی کے لیے ترتیب دینے میں مدد کر سکتی ہے۔

میٹنگ میں کس کو مدعو کیا جائے۔

Ideally, all adults who will be in the room during the residency should participate in the planning meeting. Invite all the adults to attend, and then plan for ways to document your conversation in case anyone is missing. Depending on where you work, this may be a job for an administrator from your organization, in which case you should request that they invite the following people:

• کلاس روم پروفیشنلز—General Education Teacher (Gen Ed), Special Education Teacher (Special Ed), پیرا پروفیشنلز (Paras);
• متعلقہ سروس فراہم کرنے والے۔ (RSPs)—Speech Therapists, Occupational Therapists (OT), Physical Therapists (PT);
• Administrators (Admin) – Principals, Assistant Principals, Arts Organization Administrators;
• Teaching Artists (TAs).

آپ کی میٹنگ سے پہلے دیکھنے کے لیے اضافی وسائل

• پلاننگ میٹنگ کی تیاری بذریعہ کردار کچھ سوالات کو توڑتا ہے جو ہر شخص اپنے کردار کے لحاظ سے پوچھنا/جواب دینا چاہتا ہے۔
• شامل کرنا بھی ایک اچھا خیال ہے۔ تقطیع کے طریقوں آپ کی منصوبہ بندی کے عمل کے آغاز سے ہی۔
• بنائیے ایک پلاننگ میٹنگ کا ایجنڈا۔. اگر آپ دور دراز رہائش کے لیے منصوبہ بنا رہے ہیں، تو استعمال کریں۔ ریموٹ لرننگ: پلاننگ میٹنگ ایجنڈا۔

کاغذی کارروائی ہم آپ کو لانے کا مشورہ دیتے ہیں۔

• Sign-in Sheet: ہر کسی کو میٹنگ میں سائن ان کرنے اور ان کے ای میلز یا فون نمبرز کو شامل کرنے کے لیے کہیں، تاکہ آپ انھیں سبق کے منصوبے بھیج سکیں، انھیں کلاس کے دوران ان کے لیے کسی بھی کردار کے بارے میں آگاہ کر سکیں، وغیرہ۔
• “Do Now” Class/Student Information: اگر آپ کو شک ہے کہ اساتذہ جلدی داخل ہو سکتے ہیں یا جلدی چھوڑ سکتے ہیں، ایک فراہم کریں۔ Do Now—Arts Residency Profile Form ان کی کلاس اور انفرادی طلباء کے بارے میں ذیل میں کچھ سوالات کے ساتھ۔ اس کا مطلب یہ بھی ہے کہ آپ میٹنگ کے دوران انہیں آنکھوں میں دیکھ سکتے ہیں اور نوٹ لکھنے کے بجائے جب وہ معلومات کا اشتراک کرتے ہیں تو واقعی سن سکتے ہیں۔

Agenda: Bring an ایجنڈا کسی بھی اہم سوالات کے ساتھ، اشتراک کرنے کے لیے معلومات، اور درخواستوں کے ساتھ، جیسے کہ RSPs کو باہر نکالنے کے بجائے آگے بڑھنے کے لیے کہنا اور کلاس روم کے پیشہ ور افراد کو اسباق میں شرکت کے لیے مدعو کرنا۔

پلاننگ میٹنگ گائیڈ

نیچے دی گئی ہدایات کو کمرے میں موجود تمام بالغوں کے درمیان باعزت اور باہمی تعاون پر مبنی تعلقات استوار کرنے اور طلباء کے بارے میں زیادہ سے زیادہ طاقت پر مبنی معلومات حاصل کرنے کے لیے تیار کیا گیا تھا۔

ان رہنما خطوط کا استعمال کیسے کریں۔

ذیل کے ایجنڈے میں سوالات اور اہم نکات عام طور پر لکھے گئے ہیں جیسا کہ آپ، TA(s)، انہیں میٹنگ میں کہہ سکتے ہیں۔ ترچھا متن اضافی سیاق و سباق اور یاد دہانیوں کو شامل کرتا ہے۔ بہت سے سوالات شامل ہیں۔ منتخب کریں کہ آپ کے مخصوص منظر نامے پر کون سا اطلاق ہوتا ہے، اور جو اس وقت متعلقہ ہیں۔ کلاس روم پروفیشنلز کے ساتھ اپنے تعلقات کو احترام اور تعاون کے ساتھ شروع کرنا ضروری ہے۔

Tips:

• The agenda guidelines laid out below are created for an ideal scenario where you have all teachers for a longer meeting (45 to 90 minutes). It may, however, be challenging to get all of the Classroom Professionals together at the same time, or your meeting may be much shorter. If either of these scenarios arises, you can use: Tips for Less-Ideal Meeting Scenarios.
• کچھ اسکولوں/اساتذہ کے لیے، آپ توقعات کی پہلے سے تحریری فہرست اور/یا کلاس روم پروفیشنلز اور TAs کے لیے معاہدہ کرنا چاہیں گے، یا آپ جس ایجنڈے کا اشتراک کرتے ہیں اس میں اپنی کچھ توقعات شامل کر سکتے ہیں۔
• You may teach many different classes in one school at the same time. The following questions may need to be asked for all classes, and you should plan accordingly for each class and to address different needs and learning styles for different students in all of their classes.
• پلاننگ میٹنگ کے ایجنڈے کا خالی ورژن.

تعارف

Each Classroom Professional Shares

• Name and pronouns.
• Your role (e.g., Para, Gen Ed Teacher, Special Ed Teacher, RSP, etc.).
• One thing you love about this group of students.
• One thing you’re interested in about the art form, or a favorite piece of art.

TA Shares

• Name and pronouns.
• Your artistic discipline and/or TA experience.
• If applicable and you are comfortable, share your personal connection to and experience working with this community/population.

Admin Shares

• Name and pronouns.
• Your role.
• One thing you’re interested in about the art form, or a favorite piece of art.
• If applicable, your experience.

جو حاضر نہیں ہیں: Ask the Classroom Professionals if there are additional adults (Paras/RSPs etc.) who might be in the room at any point during the residency who are not in the meeting. If so, ask: “What’s the best way to document the conversation for them?”

رہائش کے اہداف

What Will We Be Doing Together?

• ٹیچنگ آرٹسٹ یا آرٹس آرگنائزیشن ایڈمن ریلے تنظیمی اہداف اور رہائش کی ساخت۔
• کلاس روم کے پیشہ ور افراد سے پوچھیں:
  • اس رہائش کے لیے آپ کے کیا مقاصد ہیں؟
    • دیکھیں Co-Generated Goals With Classroom Professionals رہائشی اہداف کے بارے میں فوری طور پر یا بات کرنے کے بارے میں مزید مدد کے لیے۔
  • What unit of study is this class currently working on?
• اسکول کے منتظمین سے پوچھیں:
  • ریزیڈنسی میں شرکت کرنے والے طلباء کے لیے آپ کے کیا مقاصد/امیدیں/خواب ہیں؟
• RSPs سے پوچھیں:
  • کیا کوئی خاص اہداف ہیں جن پر آپ طلباء کے ساتھ کام کر رہے ہیں جنہیں میں شامل کر سکتا ہوں؟ مثالوں میں وسط لائن کو عبور کرنا، مکمل جملے استعمال کرنا، متن کو یاد رکھنا وغیرہ شامل ہیں۔

Expectations and Roles to Share With Classroom Professionals:

طلباء اور بالغ افراد کی شرکت

• ہم چاہتے ہیں کہ کمرے میں موجود تمام بالغ افراد اپنے کام کے دوران فعال شرکت کریں۔ آپ کس طرح حصہ لینے میں سب سے زیادہ آرام دہ محسوس کرتے ہیں، اور کیا آپ واضح ہدایات کے ساتھ ہماری کچھ سرگرمیوں کی ماڈلنگ کرنے میں آرام محسوس کریں گے؟
  • کلاس روم کے پیشہ ور افراد کتنے مصروف ہیں اس کے پیش نظر، کچھ مخصوص مثالیں بتانا اچھا خیال ہو سکتا ہے کہ وہ سبق میں کیسے حصہ لے سکتے ہیں۔ میں کلاس روم کے ممکنہ پیشہ ورانہ کرداروں کو دیکھیں بڑوں کو کمرے میں شامل کرنا۔
• کیا کلاس روم میں آپ کا کوئی موجودہ کردار ہے جس سے ہمیں آگاہ ہونا چاہیے؟ یہ سوال خاص طور پر متعلقہ ہو سکتا ہے۔ پیرا پروفیشنلز۔
• Please encourage all students to participate during the program time, and try to limit removing students from class during the program as much as possible. آر ایس پیز اندر دھکیلنے میں خوش آمدید۔
• What can the Teachers expect of the Teaching Artists (e.g., we will arrive 10 minutes early; we will send you our residency outline on this date, etc.)?

کلاس روم اور طرز عمل کا انتظام

• کیا ہر پارٹی کے تدریسی انداز/قیادت کے انداز کی اہم اقدار یا خصوصیات ہیں جن کا اشتراک کیا جانا چاہیے؟
• کیا اپ کے پاس ہے کلاس روم کا انتظام وہ اوزار جو آپ کلاس میں پہلے ہی استعمال کر رہے ہیں جنہیں ہم اپنا سکتے ہیں؟ ہمیں کلاس روم کے کن اصولوں کے بارے میں جاننا چاہیے؟
• براہ کرم جان لیں کہ آرٹس کے کلاس رومز اکیڈمک کلاس روم سے مختلف لگ سکتے ہیں اور آواز دے سکتے ہیں۔ اگر آپ کے پاس شور یا توانائی/سرگرمی کی سطح کے بارے میں رائے ہے تو آئیے بات چیت میں رہیں۔
• Teaching Artists may need Classroom Professionals to help in classroom management, but we also invite some flexibility to allow for an arts-rich and creative environment. It’s okay to participate and not focus only on disciplinary elements.
• کیا بڑھتے ہوئے حالات کو سنبھالنے یا مداخلت کرنے کے لیے کمرے میں کلاس روم کے پیشہ ور افراد اور تدریسی فنکاروں کے درمیان ایک کیو سسٹم قائم کرنا ممکن ہے؟
  • Nonverbal cues and signals can be used to communicate a need, respond to questions, emphasize actions, and direct attention. GIVE Guide Resource: NonVerbal Cues & Signals.

مواصلات

• آپ کیسے بات چیت کرنا پسند کرتے ہیں؟ متن؟ ای میل؟ ذاتی ملاقاتیں؟
• کلاس روم پروفیشنلز کے لیے ٹیچنگ آرٹسٹ کے تدریسی راستے/نصاب کے بارے میں تاثرات کا اشتراک کرنا کس طرح بہتر ہے؟
• کیا کلاس روم پروفیشنلز وقت سے پہلے سبق کے منصوبے پڑھنا پسند کریں گے؟ کیا آپ کے پاس ایسا کرنے کا وقت ہوگا؟

تاثرات

• ہم آپ سے پوچھتے ہیں کہ آپ ہمارے ساتھ کسی بھی سوال/تشویش اور مخصوص کامیابیوں کے بارے میں بات کریں جو آپ ورکشاپس میں دیکھ رہے ہیں۔ ہم آپ کا ان پٹ چاہتے ہیں! اگر آپ کے خیالات ہیں یا آپ کے خیال میں کچھ سرگرمیاں آپ کے طلباء کو دوسروں کے مقابلے میں بہتر انداز میں شامل کر رہی ہیں، تو براہ کرم ہمیں بتائیں!
• ہم ریزیڈنسی کی کامیابی کے لیے ذمہ داری کا اشتراک کرنا چاہتے ہیں، اس لیے ہم پورے وقت کے ساتھ ساتھ آپ کے تاثرات طلب کریں گے۔ اس میں سوالات شامل ہو سکتے ہیں جیسے:
  • میں/میں/ہم کلاس میں کیا کر رہے ہیں جو آپ کی ہدایات میں مدد کرتا ہے؟
  • میں/میں/ہم کلاس میں کیا کر رہے ہیں جو آپ کی تعلیم کی حمایت نہیں کرتا؟
  • اس نئے سیکھنے کے عمل میں آپ کے طلباء کی شمولیت کی صلاحیت کو بہتر بنانے کے لیے میں/ہم مختلف طریقے سے کیا کر سکتے ہیں؟
  • ہم کہتے ہیں کہ آپ لاجسٹک کے بارے میں ہم سے رابطہ کریں۔ براہ کرم ہمیں کسی بھی شیڈولنگ کے مسائل اور آپ کے دیگر خدشات کے بارے میں فوری طور پر بتائیں۔
• Is there anything that you are worried about in relation to this residency or any outside pressures or challenges you want us to know about (e.g., testing, evaluations, requirements from school administration, etc.)?

لاجسٹکس

کلاس کی معلومات

• Whole Class Questions
  • کلاس روم کے پیشہ ور افراد سے پوچھیں:
    • مجموعی طور پر آپ کے طلباء کی طاقتیں کیا ہیں؟
    • ان کے کیا مفادات ہیں؟
    • وہ کیا کرنا پسند کرتے ہیں؟
      • گول سیٹنگ طلباء کے ساتھ رہائش کے آغاز میں کی جا سکتی ہے اور ہونی چاہیے۔ دیکھیں Co-Generated Goals With Students اس بارے میں مزید جاننے کے لیے کہ آپ طلبہ کے ساتھ اس کی تشکیل کیسے کر سکتے ہیں۔
    • How do your students collaborate with one another? Do you group students in a particular way to encourage collaboration?
• Individual Student Questions
  • کلاس روم کے پیشہ ور افراد سے پوچھیں:
    • آپ کے کمرے میں انفرادی تعلیمی پروگرام (IEPs) والے کتنے طلباء ہیں؟
    • ان طلباء کی طاقتیں کیا ہیں؟
    • ہمیں ان طلباء کے لیے کیا امداد یا رہائش فراہم کرنی چاہیے؟ ہم کن مخصوص IEP اہداف کی حمایت کر سکتے ہیں؟
    • اس بات کو یقینی بنانے کے لیے کچھ حکمت عملی کیا ہیں کہ آپ کی کلاس کے تمام طلباء کو ہماری رہائش میں مکمل طور پر حصہ لینے کے لیے شامل اور بااختیار محسوس ہو؟
    • کیا اسباق کی منصوبہ بندی کے دوران طالب علم کی کوئی خاص ضرورتیں ہیں جن سے ہمیں آگاہ ہونا چاہیے؟ مثالوں میں سپرش یا حسی حساسیت، پروسیسنگ میں تاخیر، ترقی میں سماجی/جذباتی مہارت وغیرہ شامل ہیں۔
    • کیا کسی طالب علم کے پاس تقریری آلات یا دیگر تکنیکی معاونت ہیں؟
      • اگر ایسا ہے تو، آپ ڈیوائس کو شامل کرنے کا مشورہ کیسے دیتے ہیں؟ میں اپنی رہائش کے لیے مناسب زبان میں شامل کرنے کے بارے میں کس سے بات کر سکتا ہوں؟
  • RSPs سے پوچھیں:
    • ہم اپنے سیشن کے دوران ریذیڈنسی میں مکمل طور پر حصہ لینے والے تمام طلباء کی مدد کے لیے کیا کر سکتے ہیں اور اپنے سیشنز کے دوران باہر نکلنے کے بجائے آگے بڑھ سکتے ہیں؟
    • کیا کچھ خاص طور پر آپ کو مجھ سے/ہم سے جاننے کی ضرورت ہے جب آپ اندر داخل ہوتے ہیں؟
    • اگر آپ کو کسی طالب علم کو باہر نکالنے کی ضرورت ہے کیونکہ اس کے پاس مختلف کلاسوں کے دو یا تین طلباء کے ساتھ سیشن ہے، تو کیا یہ ممکن ہو گا کہ طالب علم (طالب علموں) کو مختلف کلاسوں سے لایا جا سکے، تاکہ باہر نکالنے کی بجائے دھکیلنا آسان ہو؟

خلا

• کیا کوئی ایسا مواد یا سامان ہے جو ہم خلا میں استعمال کر سکتے ہیں؟
• What will TAs need from Classroom Professionals to prep the space (e.g., move tables, have students sitting in a half circle, etc.)?
• کیا ہم آپ کا فرنیچر منتقل کر سکتے ہیں؟
• ہم اس کمرے میں کتنا شور مچا سکتے ہیں؟
• کیا TAs کے لیے ریزیڈنسی/پروگرام کی مدت کے لیے درکار سامان ذخیرہ کرنے کے لیے کوئی جگہ ہے؟

شیڈول

TAs and school staff should establish the weekly schedule during this meeting and note any changes to this schedule. TAs and Classroom Professionals should also schedule a weekly check-in and planning session, with the understanding that this might shift and/or be done by email at times based on Classroom Professionals’ schedules and responsibilities.

• امتحانی دن اور کانفرنس کے دن کب ہوتے ہیں؟ کیا TAs اب بھی ان دنوں پڑھانے کے قابل ہوں گے یا انہیں دوبارہ شیڈول کرنے کی ضرورت ہوگی؟
• Are there alternative weekdays that might serve as makeup days?
• پروگرام کا آخری دن کیا متوقع ہے؟ اختتام کا متوقع دن کیا ہے؟

پراجیکٹس/پرفارمنس کو ختم کرنا

• اختتامی پروجیکٹ/حتمی اشتراک کے لیے اسکول کی کیا توقعات ہیں؟ کیا یہ ایک مکمل طور پر حاصل شدہ پیداوار یا مصنوعات، یا سیکھنے کا کم رسمی مظاہرہ ہوگا؟
• اشتراک کہاں ہوگا؟ کیا یہ صرف حصہ لینے والے طلباء کے لیے کلاس میں ایک چھوٹا سا اشتراک ہوگا؟ کیا یہ آڈیٹوریم میں ایک پرفارمنس ہوگی جس میں والدین اور کمیونٹی ممبران کو مدعو کیا جاتا ہے؟
• کیا اشتراک باقاعدگی سے طے شدہ کلاس کے وقت کے دوران ہوگا، یا کیا یہ خاندانی نظام الاوقات کو بہتر طور پر ایڈجسٹ کرنے کے لیے دوپہر یا شام میں کوئی خاص تقریب ہوگی؟

بلڈنگ لاجسٹکس

• کیا TAs کو ہر روز فرنٹ ڈیسک اور مرکزی دفتر دونوں جگہ ID کے ساتھ سائن ان کرنے کی ضرورت ہوگی؟
• کیا کوئی میٹل ڈیٹیکٹر ہے جس کے ذریعے TA کو ہر بار اسکول جانا پڑے گا؟
• کیا اساتذہ کا لاؤنج یا کوئی دوسری جگہ ہے جہاں ٹی اے وقفہ لے سکیں، لنچ کھا سکیں وغیرہ؟
• کیا بیت الخلاء کے لیے چابی کی ضرورت ہے؟ TAs کو چابی کہاں سے مل سکتی ہے؟
• کیا اساتذہ کے لیے یہ ممکن ہے کہ وہ TAs کو پہلے سے منصوبہ بند آگ اور/یا لاک ڈاؤن مشقوں کے بارے میں آگاہ کریں، تاکہ TAs اپنے اسباق کو اس کے مطابق ایڈجسٹ کرنے کا منصوبہ بنا سکیں؟

بند کرنا۔

کلاس روم کے تمام پیشہ ور افراد کے ساتھ تعلقات استوار کرنے کے لیے وقت نکالیں۔ یہ تعلقات آپ کی شراکت کی بنیاد ہوں گے۔ لاجسٹکس سے زیادہ کے لیے ایک لمحہ گزارنے کے لیے وقت نکالیں، جو کچھ وہ بانٹتے ہیں اسے قریب سے سنیں، اور تاثرات شامل کریں۔

• سائن ان شیٹ پر درکار کسی بھی رابطے کی معلومات کا تبادلہ کریں اور تصدیق کریں کہ سیشن کے نوٹس کیسے شیئر کیے جائیں گے۔
• ان کے وقت اور فنون کو اپنے طلباء تک پہنچانے کے لیے سب کا شکریہ۔

Tips for Less Than Ideal Planning Meeting Scenarios

Be Selective With Your Questions

• آپ جاننا چاہیں گے کہ آپ کون سے سوالات ہیں۔ ضرورت آپ سے کون سے سوالات پوچھنا چاہتے ہیں to ask, so you can revise your plan on the go.

وقت سے پہلے بات چیت کریں۔

• کلاس روم کے اساتذہ اور/یا اسکول کے منتظمین کو ممکنہ سوالات اور بات کرنے کے نکات کے ساتھ ایجنڈا بھیجنے کی کوشش کریں تاکہ انہیں میٹنگ کی تیاری کے لیے وقت دیا جا سکے، یا اگر وہ شرکت کرنے سے قاصر ہیں تو ای میل کے ذریعے معلومات کا اشتراک کریں۔

کلاس پروفائل فارم یا دیگر ہینڈ آؤٹس استعمال کریں۔

• اگر آپ مکمل منصوبہ بندی کی میٹنگ کا شیڈول نہیں بنا سکتے ہیں، یا اگر میٹنگ مختصر ہو جاتی ہے، تو آپ اسے استعمال کرنے میں مددگار ثابت ہو سکتے ہیں۔ نمونہ کلاس پروفائل فارم.
• You can add questions you think you might not get to in the Class Profile Form or other handouts, for Classroom Professionals to fill out as they enter or to complete later if they have to leave early.
• Modify the form to include any specific questions you would like to have Classroom Professionals answer. Just keep in mind that they may only have time to answer a few.
• A form could be sent to the Classroom Professionals ahead of time to fill out, or can be filled out at the beginning of the abbreviated meeting as you wait for all team members to join. Having this information written out before talking about it may allow for more conversation, instead of note-taking, in the meeting.
• Put important information, like the schedule and residency goals, on the agenda so that if you don’t have time to review it, the Classroom Professionals will still have access to it.

کلاس روم مشاہدات

• آپ پلاننگ میٹنگ کے علاوہ یا اس کی جگہ کلاس روم کے مشاہدے کی درخواست کر سکتے ہیں۔ یہ کلاس اور طلباء کے بارے میں جاننے کا ایک بہترین موقع ہو سکتا ہے۔ کلاس روم کے مشاہدے کے دوران ذہن میں رکھنے اور نوٹ کرنے کے لیے یہاں کچھ سوالات ہیں: کلاس روم کے مشاہدے کے نمونے کے سوالات.

تفصیلی نوٹس لیں۔

• It is important to make sure someone in the meeting is taking notes that can be shared afterward with everyone, whether they could attend or not.
• A video/audio recording of the meeting could be helpful if all parties agree to be recorded, and if there are no school, TA organization, or teachers’ union guidelines advising against this. If the meeting takes place virtually, it will be easy to record and share.

میٹنگ کے بعد فالو اپ کریں۔

• Share the notes on important details and any additional questions with everyone on the team after the meeting, especially if anyone left early, came late, or wasn’t able to attend.