Dans cette ressource, vous trouverez des questions pour guider votre réunion de planification afin que vous puissiez recueillir les informations nécessaires sur les élèves et établir des relations collaboratives et respectueuses avec tous les professionnels de la classe. Ces directives sont idéales pour une réunion de 45 à 90 minutes, avec des conseils à la fin pour des réunions plus courtes ou moins de temps de préparation.

Préparation de la réunion de planification

La préparation de votre réunion de planification avec les recommandations suivantes peut vous aider à réussir.

Qui inviter à la réunion

Idéalement, tous les adultes qui seront présents dans la pièce pendant la résidence devraient participer à la réunion de planification. Invitez tous les adultes à y assister, puis prévoyez des moyens de documenter votre conversation au cas où quelqu'un manquerait à l'appel. Selon l'endroit où vous travaillez, cette tâche peut être confiée à un administrateur de votre organisation, auquel cas vous devez lui demander d'inviter les personnes suivantes :

• Professionnels de la classe-Professeur d'enseignement général (Gen Ed), Professeur d'enseignement spécialisé (Special Ed), Paraprofessionnels (Paras) ;
• Fournisseurs de services associés (RSP) - orthophonistes, ergothérapeutes (OT), kinésithérapeutes (PT) ;
• Administrateurs (Admin) - Directeurs d'école, directeurs adjoints, administrateurs d'organisations artistiques ;
• Artistes enseignants (TA).

Ressources supplémentaires à consulter avant votre réunion

• Préparation de la réunion de planification par rôle décompose certaines des questions que chaque personne peut vouloir poser/répondre en fonction de son rôle.
• C'est aussi une bonne idée d'incorporer pratiques intersectionnelles dès le début de votre processus de planification.
• Créer un Ordre du jour de la réunion de planification. Si vous prévoyez une résidence à distance, utilisez le Apprentissage à distance : Ordre du jour de la réunion de planification.

Documents que nous vous suggérons d'apporter

• Feuille d'émargement : Demandez à tout le monde de se connecter à la réunion et d'ajouter leurs e-mails ou numéros de téléphone, afin de pouvoir leur envoyer les plans de cours, les alerter des rôles que vous leur demandez d'assumer pendant le cours, etc.
• Informations sur les classes et les étudiants "Do Now" : Si vous pensez que les enseignants peuvent arriver ou partir plus tôt, fournissez un Formulaire de profil de résidence artistique Do Now-Arts avec certaines des questions ci-dessous sur leur classe et les étudiants individuels. Cela signifie également que vous pouvez les regarder dans les yeux pendant la réunion et vraiment écouter lorsqu'ils partagent des informations, plutôt que de griffonner des notes.

Ordre du jour : Apporter un ordre du jour avec toutes les questions importantes, les informations à partager et les demandes, telles que demander aux RSP de pousser plutôt que de se retirer et d'inviter les professionnels de la classe à participer aux leçons.

Guide de planification des réunions

Les lignes directrices ci-dessous ont été élaborées pour établir des relations respectueuses et collaboratives entre tous les adultes présents dans la salle et pour obtenir autant d'informations que possible sur les élèves, basées sur les forces.

Comment utiliser ces directives

Les questions et les points importants de l'ordre du jour ci-dessous ont généralement été rédigés comme vous, les AT, pourriez les dire lors de la réunion. Le texte en italique ajoute un contexte et des rappels supplémentaires. Il y a beaucoup de questions incluses. Soyez sélectif avec ceux qui s'appliquent à votre scénario spécifique et ceux qui sont pertinents pour le moment. Il est important de commencer votre relation avec les professionnels de la classe dans le respect et la collaboration.

Conseils :

• Les lignes directrices de l'ordre du jour présentées ci-dessous ont été élaborées dans le cadre d'un scénario idéal où vous réunissez tous les enseignants pour une réunion de longue durée (45 à 90 minutes). Cependant, il peut être difficile de réunir tous les professionnels de la salle de classe en même temps, ou votre réunion peut être beaucoup plus courte. Dans l'un ou l'autre de ces scénarios, vous pouvez utiliser : Conseils pour des réunions moins idéales.
• Pour certaines écoles/enseignants, vous voudrez peut-être faire une liste pré-écrite d'attentes et/ou un contrat pour les professionnels de la classe et les assistants à l'enseignement, ou inclure certaines de vos attentes dans l'agenda que vous partagez.
• Vous pouvez enseigner à plusieurs classes différentes dans une même école en même temps. Les questions suivantes devront peut-être être posées pour toutes les classes, et vous devrez planifier en conséquence pour chaque classe et pour répondre aux différents besoins et styles d'apprentissage des différents élèves dans toutes leurs classes.
• Version vierge d'un ordre du jour d'une réunion de planification.

Présentations

Chaque professionnel de la classe partage

• Nom et pronoms.
• Votre rôle (par exemple, para, enseignant de l'enseignement général, enseignant de l'enseignement spécialisé, RSP, etc.)
• Une chose que vous aimez dans ce groupe d'étudiants.
• Une chose qui vous intéresse dans le domaine de l'art, ou une œuvre d'art préférée.

Actions AT

• Nom et pronoms.
• Votre discipline artistique et/ou votre expérience en matière d'AT.
• Le cas échéant et si vous vous sentez à l'aise, faites part de votre lien personnel avec cette communauté/population et de votre expérience de travail avec elle.

Actions administratives

• Nom et pronoms.
• Votre rôle.
• Une chose qui vous intéresse dans le domaine de l'art, ou une œuvre d'art préférée.
• Le cas échéant, votre expérience.

Ceux qui ne sont pas présents : Demandez aux professionnels de la classe s'il y a d'autres adultes (Paras/RSP, etc.) qui pourraient se trouver dans la salle à un moment donné de la résidence et qui ne participent pas à la réunion. Si c'est le cas, demandez : "Quelle est la meilleure façon de documenter la conversation pour eux ?"

Objectifs de résidence

Que ferons-nous ensemble ?

• Les artistes enseignants ou l'administrateur de l'organisation artistique relaient les objectifs organisationnels et la structure de la résidence.
• Demandez aux professionnels de la classe :
  • Quels objectifs avez-vous pour cette résidence ?
    • Voir Objectifs générés en commun avec les professionnels de la classe pour un soutien supplémentaire sur la façon d'inciter ou de parler des objectifs de résidence.
  • Sur quelle unité d'étude cette classe travaille-t-elle actuellement ?
• Demandez aux administrateurs de l'école :
  • Quels objectifs/espoirs/rêves avez-vous pour les étudiants participant à la résidence?
• Demandez aux RSP :
  • Y a-t-il des objectifs spécifiques sur lesquels vous travaillez avec les étudiants que je peux intégrer ? Les exemples incluent le franchissement de la ligne médiane, l'utilisation de phrases complètes, la mémorisation de texte, etc.

Attentes et rôles à partager avec les professionnels de la classe :

Participation des étudiants et des adultes

• Nous aimerions que tous les adultes présents dans la salle participent activement à notre travail. Comment vous sentez-vous le plus à l'aise de participer, et vous sentiriez-vous à l'aise de modéliser certaines de nos activités, avec des instructions claires ?
  • Compte tenu de l'activité des professionnels de la classe, il peut être judicieux de partager quelques exemples spécifiques de la façon dont ils peuvent participer à une leçon. Découvrez les rôles potentiels de Classroom Professional dans Engager les adultes dans la pièce.
• Avez-vous un rôle existant dans la classe dont nous devrions être conscients ? Cette question peut être particulièrement pertinente pour Paraprofessionnels.
• Veuillez encourager tous les élèves à participer pendant la durée du programme et essayez, dans la mesure du possible, de limiter le retrait des élèves de la classe pendant le programme. RER sont invités à pousser.
• Que peuvent attendre les enseignants des artistes enseignants (par exemple, nous arriverons 10 minutes à l'avance, nous vous enverrons les grandes lignes de notre résidence à telle date, etc.)

Gestion de la classe et du comportement

• Y a-t-il des valeurs ou des caractéristiques majeures du style d'enseignement/de leadership de chaque partie qui devraient être partagées ?
• Avez-vous gestion de classe des outils que vous utilisez déjà en classe et que nous pouvons adopter ? Quelles règles de classe devrions-nous connaître?
• Sachez que les salles de classe d'arts peuvent avoir une apparence et un son différents d'une salle de classe académique. Restons en conversation si vous avez des commentaires sur le niveau de bruit ou d'énergie/activité.
• Les artistes enseignants peuvent avoir besoin de professionnels de la classe pour les aider dans la gestion de la classe, mais nous invitons également à une certaine flexibilité pour permettre un environnement riche en arts et en créativité. Il n'y a pas de mal à participer et à ne pas se concentrer uniquement sur les éléments disciplinaires.
• Est-il possible d'établir un système de signalement entre les professionnels de la classe et les artistes enseignants dans la salle pour gérer ou intervenir dans des situations d'escalade ?
  • Les indices et signaux non verbaux peuvent être utilisés pour communiquer un besoin, répondre à des questions, souligner des actions et diriger l'attention. Ressource du guide GIVE : Signes et indices non verbaux.

la communication

• Comment aimez-vous communiquer ? Texte? E-mail? Des réunions en personne ?
• Comment est-il préférable pour les professionnels de la classe de partager leurs commentaires sur le parcours/programme d'enseignement des artistes enseignants ?
• Les professionnels de la classe aimeraient-ils lire les plans de cours à l'avance ? Auriez-vous le temps de le faire ?

Retour d'information

• Nous vous demandons de nous faire part de toutes vos questions/soucis et réussites spécifiques que vous remarquez dans les ateliers. Nous voulons votre avis ! Si vous avez des idées ou pensez que certaines activités engagent vos élèves mieux que d'autres, faites-le nous savoir !
• Nous voulons partager la responsabilité du succès de la résidence, nous solliciterons donc vos commentaires tout au long de notre temps ensemble. Cela peut inclure des questions telles que :
  • Qu'est-ce que je fais/faisons-nous en classe qui aide votre enseignement ?
  • Qu'est-ce que je fais/faisons en classe qui ne soutient pas votre enseignement ?
  • Que pourrions-nous faire différemment pour améliorer la capacité de vos élèves à s'engager dans ce nouveau processus d'apprentissage ?
  • Nous vous demandons de communiquer avec nous au sujet de la logistique. Veuillez nous informer immédiatement de tout problème de planification et de toute autre préoccupation que vous pourriez avoir.
• Y a-t-il quelque chose qui vous inquiète par rapport à cette résidence ou des pressions ou défis extérieurs dont vous voulez nous informer (par exemple, des tests, des évaluations, des exigences de l'administration de l'école, etc.)

Logistique

Informations sur la classe

• Questions pour l'ensemble de la classe
  • Demandez aux professionnels de la classe :
    • Quels sont les points forts de vos élèves dans l'ensemble?
    • Quels intérêts ont-ils ?
    • Qu'est-ce qu'ils aiment faire ?
      • L'établissement d'objectifs peut et doit également être fait avec les étudiants au début d'une résidence. Voir le Objectifs générés en commun avec les élèves ressource pour en savoir plus sur la façon dont vous pouvez structurer cela avec les étudiants.
    • Comment vos élèves collaborent-ils les uns avec les autres ? Regroupez-vous les élèves d'une manière particulière pour encourager la collaboration ?
• Questions individuelles des élèves
  • Demandez aux professionnels de la classe :
    • Combien d'étudiants avec des programmes d'enseignement individualisé (IEP) sont dans votre chambre ?
    • Quels sont les points forts de ces élèves ?
    • Quels soutiens ou aménagements devrions-nous fournir à ces étudiants? Quels objectifs spécifiques du PEI pouvons-nous soutenir ?
    • Quelles sont les stratégies pour garantir que tous les étudiants de votre classe se sentent inclus et habilités à participer pleinement à notre résidence ?
    • Y a-t-il des besoins spécifiques des élèves dont nous devrions être conscients lors de la planification des cours ? Les exemples incluent les sensibilités tactiles ou sensorielles, les retards de traitement, les compétences sociales/émotionnelles en développement, etc.
    • Des élèves ont-ils des appareils vocaux ou d'autres supports techniques ?
      • Si oui, comment proposez-vous d'incorporer l'appareil ? À qui puis-je parler de l'ajout d'une langue appropriée pour notre résidence ?
  • Demandez aux RSP :
    • Que pouvons-nous faire pour soutenir tous les étudiants qui participent pleinement à la résidence et qui poussent plutôt que de se retirer pendant nos sessions ?
    • Y a-t-il quelque chose en particulier que vous devez savoir de moi/nous lorsque vous entrez ?
    • Si vous devez retirer un étudiant parce qu'il a une session avec deux ou trois étudiants de classes différentes, serait-il possible de faire venir des étudiants d'une classe différente, pour faciliter l'entrée plutôt que la sortie ?

Espace

• Y a-t-il des matériaux ou des fournitures que nous pouvons utiliser dans l'espace ?
• De quoi les aides-enseignants auront-ils besoin de la part des professionnels de la salle de classe pour préparer l'espace (par exemple, déplacer les tables, faire asseoir les élèves en demi-cercle, etc.)
• Pouvons-nous déplacer vos meubles ?
• Combien de bruit pouvons-nous faire dans cette pièce ?
• Y a-t-il un espace pour que les aides-enseignants puissent stocker les fournitures dont ils ont besoin pendant la durée de la résidence/du programme ?

Calendrier

Les aides-enseignants et le personnel de l'école doivent établir le programme hebdomadaire au cours de cette réunion et noter tout changement apporté à ce programme. Les aides-enseignants et les professionnels en classe doivent également prévoir une séance hebdomadaire de vérification et de planification, étant entendu que cette séance peut se déplacer et/ou se faire par courriel à certains moments en fonction des horaires et des responsabilités des professionnels en classe.

• Quand sont les jours de test et les jours de conférence ? Les assistants à l'enseignement pourront-ils toujours enseigner ces jours-là ou devront-ils changer de programme ?
• Y a-t-il d'autres jours de la semaine qui pourraient servir de jours de rattrapage ?
• Quel est le dernier jour prévu du programme ? Quel est le jour prévu du point culminant ?

Projets/Performances culminants

• Quelles sont les attentes de l'école pour le projet final/le partage final ? S'agira-t-il d'une production ou d'un produit pleinement réalisé, ou d'une démonstration moins formelle de l'apprentissage ?
• Où le partage aura-t-il lieu ? S'agira-t-il d'un petit partage en classe réservé aux étudiants participants ? Sera-ce une performance dans l'auditorium à laquelle les parents et les membres de la communauté sont invités?
• Le partage aura-t-il lieu pendant le temps de classe régulier, ou s'agira-t-il d'un événement spécial l'après-midi ou le soir pour mieux s'adapter aux horaires des familles ?

Logistique du bâtiment

• Les AT devront-ils se connecter avec une pièce d'identité tous les jours à la réception et au bureau principal ?
• Y a-t-il un détecteur de métaux par lequel les AE devront passer chaque fois qu'ils visitent l'école ?
• Y a-t-il un salon des enseignants ou un autre espace où les assistants enseignant(e)s peuvent faire une pause, déjeuner, etc. ?
• Y a-t-il une clé requise pour les toilettes? Où les TA peuvent-ils obtenir la clé ?
• Est-il possible pour les enseignants d'informer les TA des exercices d'incendie et/ou de verrouillage précédemment planifiés, afin que les TA puissent planifier d'ajuster leurs cours en conséquence ?

Fermeture

Prenez le temps d'établir des relations avec tous les professionnels de la classe. Ces relations seront le fondement de votre partenariat. Prenez le temps d'avoir un moment pour autre chose que de la logistique, écoutez attentivement ce qu'ils partagent et intégrez les commentaires.

• Échangez toutes les informations de contact nécessaires sur la feuille de connexion et confirmez comment les notes de la session seront partagées.
• Remerciez tout le monde pour leur temps et pour avoir apporté les arts à leurs élèves.

Conseils pour des scénarios de réunions de planification moins qu'idéaux

Soyez sélectif dans vos questions

• Vous voudrez peut-être savoir quelles questions vous avoir besoin poser par rapport aux questions que vous vouloir afin que vous puissiez réviser votre plan en cours de route.

Communiquez à l'avance

• Essayez d'envoyer aux enseignants de la classe et/ou aux administrateurs de l'école l'ordre du jour avec des questions potentielles et des points de discussion pour leur donner le temps de se préparer pour la réunion, ou partagez des informations par e-mail s'ils ne peuvent pas y assister.

Utiliser un formulaire de profil de classe ou d'autres documents

• Si vous ne pouvez pas planifier une réunion de planification complète, ou si la réunion est écourtée, vous trouverez peut-être utile d'utiliser cette Exemple de formulaire de profil de classe.
• Vous pouvez ajouter des questions que vous pensez ne pas pouvoir aborder dans le formulaire de profil de la classe ou dans d'autres documents, afin que les professionnels de la classe puissent les remplir dès leur arrivée ou les compléter plus tard s'ils doivent partir plus tôt.
• Modifiez le formulaire pour y inclure les questions spécifiques auxquelles vous souhaitez que les professionnels des salles de classe répondent. Gardez à l'esprit qu'ils n'auront peut-être le temps de répondre qu'à quelques-unes d'entre elles.
• Un formulaire peut être envoyé à l'avance aux professionnels de la classe pour qu'ils le remplissent, ou peut être rempli au début de la réunion abrégée, en attendant que tous les membres de l'équipe se joignent à eux. Le fait de mettre ces informations par écrit avant d'en parler peut favoriser la conversation, plutôt que la prise de notes, au cours de la réunion.
• Inscrivez les informations importantes, telles que le calendrier et les objectifs de la résidence, à l'ordre du jour afin que, si vous n'avez pas le temps de les passer en revue, les professionnels de la classe puissent y avoir accès.

Observations en classe

• Vous pourrez peut-être demander une observation en classe en plus ou à la place d'une réunion de planification. Cela peut être une excellente occasion d'en apprendre davantage sur la classe et les étudiants. Voici quelques questions à garder à l’esprit et à noter lors d’une observation en classe : Exemples de questions sur l'observation en classe.

Prendre des notes détaillées

• Il est important de s'assurer que quelqu'un, lors de la réunion, prend des notes qui pourront être partagées ensuite avec tous les participants, qu'ils aient pu assister ou non à la réunion.
• Un enregistrement vidéo/audio de la réunion peut être utile si toutes les parties acceptent d'être enregistrées et si aucune directive de l'école, de l'organisation d'AT ou du syndicat d'enseignants ne s'y oppose. Si la réunion se déroule virtuellement, il sera facile de l'enregistrer et de la partager.

Suivi après la réunion

• Partagez les notes sur les détails importants et les questions supplémentaires avec tous les membres de l'équipe après la réunion, en particulier si quelqu'un est parti plus tôt, est arrivé plus tard ou n'a pas pu assister à la réunion.